Журнал учета трудовых книжек образец скачать
Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения
Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек
По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.
Законодатель обязывает любого работодателя вести учет всех поступивших к нему книжек (п. 40 правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в будущем.
Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек, который официально именуется книгой учета трудовых книжек.
О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?».
Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения
В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.
Сегодня существует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, скачать которую вы можете на нашем сайте. Утверждена она постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. И этот же документ содержит инструкцию по оформлению трудовых книжек.
Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.
В 1 из граф проставляют хронологический номер регистрируемой книжки или вкладыша к ней.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как сами трудовые книжки, так и вкладыши к ним подлежат регистрации под отдельным порядковым номером.
Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю. Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.
ВАЖНО! Дату следует проставлять цифрами строго в формате XX.XX.XXXX. То есть если, к примеру, книжка была оформлена 29.11.2019, то нужно указать 29.11.2019. Никакие «29 ноября» или «29.11.19» не допускаются (п. 1.1 инструкции № 69).
В следующую, графу 5 сотрудник отдела кадров должен внести Ф. И. О. работника полностью, а не только фамилию с инициалами.
Графа 6 предназначена для фиксации серии и номера вносимого документа (книжки или вкладыша к ней).
Далее в графе 7 необходимо отразить сведения о должности лица, являющегося хозяином трудовой книжки. При этом вносимая информация должна дословно повторять наименование его должности согласно штатному расписанию.
Структурное подразделение (отдел, департамент и др.), где трудится принятый работник, вносится в графу 8.
Графа 9 предназначена для отражения реквизитов документа, который закрепил поступление работника в штат фирмы (приказ о приеме).
В графе 10 ставит свою подпись сотрудник кадрового подразделения, который ведет учет движения книжек и получил книжку от конкретного физлица.
Если же работодатель оформил и выдал книжку работнику, не имеющему трудового стажа, то он должен заполнить графу 11, где прописать сумму, полученную от такого работника за оформление книжки. Аналогичная ситуация возникает при выдаче вкладышей к книжке.
Указанные выше записи ответственное лицо делает при каждом поступлении нового специалиста на работу.
Если же работник решил уволиться, то заполняются графы 12 и 13 книги учета трудовых книжек. В графе 12 кадровая служба прописывает дату, когда книжка была возвращена уволившемуся, а в 13 при получении расписывается непосредственно сам этот работник.
О том, что при увольнении нужно писать в трудовой книжке, см. в статье «Заполнение трудовой книжки при увольнении — образец».
Как быть, если вы пришли в организацию, в которой не велась книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Нужно ли ее заводить и восстанавливать все записи и как это сделать? Ответы на все эти вопросы есть в системе КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ и переходите к Путеводителю по трудовой книжке.
Книга учета трудовых книжек: скачать образец заполнения
Последовательно выполняя описанный выше алгоритм, кадровая служба без труда отразит в книге все факты перемещения трудовых книжек сотрудников.
Скачать образец заполнения книги учета и движения трудовых книжек вы можете на нашем сайте.
О способах исправления ошибок, допущенных при ведении книги, читайте в материале «Минтруд рассказал, как исправить ошибку в книге учета трудовых книжек».
Итоги
Ведение книги учета и движения трудовых книжек не требует от кадровиков глубоких знаний трудового законодательства. Достаточно соблюдать ряд несложных правил, в числе которых регистрация в журнале всех книжек, как полученных от работников, так и оформленных работодателем самостоятельно, соблюдение корректного формата даты записей, указание должности работника в полном соответствии со штатным расписанием, отражение Ф. И. О. владельца книжки полностью, без каких-либо сокращений.
Книга (журнал) учета трудовых книжек
Каждый наниматель при работе с кадровыми документами должен вести журнал учета трудовых книжек (скачать образец можно в конце данной статьи). Эта учетная книга ведения трудовых книжек подлежит заполнению предприятиями и ИП любого масштаба. Главным критерием необходимости оформления журнала ведения трудовых книжек выступает наличие наемных работников (хотя бы 1 сотрудника).
Назначение журнала регистрации движения трудовых книжек
При приеме человека на вакантную должность работодатель заполняет его трудовую книжку. После внесения кадровых сведений этот формуляр остается на хранении у нанимателя.
В свою очередь, в книге учета движения трудовых книжек запись делают по каждому факту получения предприятием формуляров трудовых книжек. Правовая регламентация процесса регистрации в учетных книгах кадровых бланков отнесена к сфере влияния постановления от 16.04.2003 г. № 225.
Учет должно вести как по книжкам, полученным от работников, так и по чистым формам, которые закуплены компанией для заведения на имя новопринятых сотрудников без рабочего стажа.
Суть в том, что книга учета трудовых книжек позволяет зафиксировать поступление на хранение каждой единицы документов, сделать их учет более детальным и прозрачным. Факты приема-передачи трудовых книжек отображают в специальном журнале, что дает возможность осуществлять функции оперативного мониторинга документов особого назначения.
Как заполнять журнал
Унифицированный образец книги учета трудовых книжек скачать можно в конце этой статьи, а его образец закреплён постановлением от 10.10.2003 г. № 69. Минтруд в данном инструкционном материале приводит порядок оформления учетного журнала.
Страницы типового образца журнала регистрации трудовых книжек содержат 13 граф:
| Реквизит | Как заполнять |
| Колонка № 1 | Предназначена для проставления порядковой нумерации. Здесь фиксируют номера в хронологическом порядке. Данные отражают по имеющимся на хранении у компании трудовым книжкам и незаполненным вкладышам к ним. |
| Графы 2-4 журнала учета трудовых книжек | Отведены для обозначения даты поступления к работодателю очередного кадрового формуляра (вписываемая дата должна совпадать с моментом приема на должность или днем открытия новой трудовой) |
| Колонка № 5 | Указывают Ф.И.О. владельца трудовой |
| Графа 6 | Фиксируют серию и номер регистрируемых бланков |
| Графа 7 журнала регистрации трудовых книжек | Содержит набор информации о занимаемой должности владельцем трудовой |
| Колонка 8 | Обозначает структурное подразделение, в котором трудоустроен сотрудник |
| Графа 9 | Раскрывает реквизиты приказа о приеме человека на вакантное место |
| Колонка 10 | Кадровый инспектор своей подписью подтверждает факт приема документов на ответственное хранение |
| Графа 11 | Обозначает данные учета трудовых книжек, связанные с полученным работодателем денежного возмещения стоимости чистого бланка трудовой от принятого работника без официального стажа |
| Последние колонки | Отведены для фиксации сведений о движении документации уволенных работников: здесь вписывают дату возврата формуляра его владельцу, ставят подпись работника, удостоверяющую факт выдачи ему трудовой книжки. |
Как вести журнал
Обязательства по организации достоверного учета трудовых книжек на предприятии возложены на работодателя нормами правительственного постановления от 16.04.2003 г. № 225.
Согласно действующим правилам заполнения книги движения трудовых книжек, чистый экземпляр учетного журнала может быть куплен в магазине канцтоваров, заказан в типографии или распечатан самостоятельно.
Подготовленный образец книги регистрации трудовых книжек должен быть подписан – указывают его наименование и приводят данные, идентифицирующие работодателя.
При открытии нового образца журнала выдачи трудовых книжек на его титульном листе необходимо проставить дату открытия учетной книги. А при исчерпании запаса чистых листов журнал закрывают. При этом соответствующую дату этой операции фиксируют на обложке – титульном листе книга учета движения трудовых книжек.
Ваш образец заполнения книги учета движения трудовых книжек должен соответствовать следующим требованиям по оформлению данного учетного регистра:
- важный момент, как прошить книгу учета движения трудовых книжек: переплет должен быть твердым;
- страницы нумеруют и шнуруют для исключения возможности несанкционированного изъятия заполненных листов;
- есть особенность, как подписывать книгу учета движения трудовых книжек: руководитель фирмы проставляет удостоверительную надпись, рядом с которой указывает количество страниц в документе.
Внесение информации в рассматриваемый учетный регистр производят при каждом случае приема штатных работников и при расторжении договоров с сотрудниками.
Дату увольнения в реестре трудовых книжек обозначают как последний рабочий день владельца формуляра или как день пересылки трудовой по почте. В последнем случае обязательно должны быть приложены квитанции об отправке письма и согласие работника на такой способ получения бумаг.
Поле для подписи работника может содержать:
- подпись получателя трудовой книжки;
- пустое место, если работник не явился для получения документов;
- реквизиты акта об отказе в росписи.
Книга лежит на хранении у должностного лица, которое назначено ответственным за ее заполнение. При неправильном оформлении регистра наказание назначают по нормам ст. 5.27 КоАП РФ.
С нашего сайта бесплатно скачать журнал учета движения трудовых книжек можно по прямой ссылке здесь.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Книга учета движения трудовых книжек 2020 + скачать образец
Как известно, трудовая книжка – основной документ любого работника. Вся долгая трудовая жизнь человека отражается в этом документе. Не меньшую важность книжка имеет и в любой организации. Для того чтобы правильно организовать учет движения данного документа, на предприятии существует специалист, который занимается данными вопросами, а в помощь кадровому работнику предусмотрены книги учета. Одной из таких книг является книга учета движения трудовых книжек.
Что такое книга учета движения трудовых
Книга учета движения трудовых книжек это специальный журнал, который должен вестись на каждом предприятии или у каждого предпринимателя.
Форма этого документа утверждена еще в далеком 2003 году Постановлением Минтруда №69 от 10 октября. С тех пор бланки документов не изменились.
В книге отражается приход книжки при приеме сотрудника в штат и ее выдача в случае увольнения работника, а также другие случаи движения трудовых книжек и их вкладышей.
| ВАЖНО! Форма такой книги учета строго унифицирована законодателем. Её составление в произвольной форме не допускается |
В связи с тем, что форма книги строго оговорена, ее нужно либо купить в специализированном магазине, либо получить бланк посредством интернета, распечатать и заполнять в соответствии с требованиями законодательства.
Как уже было сказано выше, в книге учета отражаются все движения трудовых книжек и их вкладышей. В таблице рассмотрим подробнее как и когда делаются записи в книгу.
| Движение документов | Когда делаются записи в книгу |
| Получение от сотрудника | При приеме сотрудника на работу, он сдают свою трудовую книжку кадровому работнику компании. Кадровик делает в ней записи и хранит в сейфе |
| Внесение записи о новой книжке | В случае если работник первый раз в своей жизни устраивается официально на работу, то трудовая книжка заводится по первому месту трудоустройства. Такой бланк надо зарегистрировать и отразить в книге учета. На такие случаи в компании должен быть определенный запас чистых книжек |
| Выдача дубликата | Трудовая книжка может быть утеряна или испорчена. В этом случае работнику выдается дубликат. На первом листе такого документа обязательно проставляется штамп со словом «дубликат», либо такая надпись делается от руки |
| Выдача вкладыша | В случае, когда трудовая книжка закончилась, работодатель заполняет вкладыш в нее. Для того, чтобы вкладыш не был утерян, обычно он пришивается к трудовой книжке, так как является ее частью |
| Выдача при увольнении или смерти сотрудника | При увольнении работника в последний рабочий день ему должна быть выдана трудовая книжка. Если наступила смерть сотрудника, то его трудовая выдается на руки родственникам |
Мнение эксперта
Если на предприятии долгое время ведется с ошибками книга учета движения трудовых книжек и их вкладышей, то есть возможность ее замены, в порядке, который должен быть закреплен во внутреннем акте организации.
Эксперт службы Правового Консалтинга ГАРАНТ, И. Наумчик
Как заполнить книгу учета
О том, как должна составляться книга, показывающая движение трудовых книжек, подробно описывается в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства №225 от 16.04.2003 года.
Всего в книге 13 столбцов. Рассмотрим их заполнение в таблице.
| Столбец книги | Какую информацию нужно внести в графу |
| Столбец 1 | Заполнение книги начинаем с заполнения порядкового номера записи |
| Столбцы со 2 по 4 | Эти столбцы отведены под указание даты, когда работник принят на работу и была оформлена трудовая книжка. Таким образом, в столбце 2 указывается число, в столбце 3 – месяц, а в столбце 4 – год |
| Столбец 5 | Далее заносим информацию о фамилии и инициалах сотрудника |
| Столбец 6 | Здесь необходимо указать серию и номер трудовой книжки. Если вдруг работник принес документ старого образца (выпуска до 1974 года), то в этой графе надо поставить прочерк |
| Столбец 7 | Данный столбец предназначен для записи названия должности работника. Она должна соответствовать той должности, что указана в приказе о приеме на работу. Если по должности предусмотрен разряд или категория, то в этой графе нужно отразить и их |
| Столбец 8 | Указываем название организации, в которую сотрудник принят на работу и отдел или подразделение, в котором он будет работать |
| Столбец 9 | Здесь необходимо вписать номер и дату приказа о приеме на работу |
| Столбец 10 | Когда специалист или кадровый работник принял трудовую книжку от сотрудника, в этой графе он ставит свою подпись |
| Столбец 11 | Случаются ситуации, когда трудовая книжка заводится на предприятии (например, в том случае, если работник впервые оформляется на работу). В этом случае в данной графе надо указать стоимость трудовой книжки, которую сотрудник должен возместить компании. Если работник уже пришел с трудовой книжкой, то в графе ставим прочерк |
| Столбец 12 | В этом столбце ставим дату, когда трудовая книжка была выдана работнику при увольнении. Если книжка не забрана в день увольнения, то в письменной форме такого сотрудника приглашают либо забрать книжку, либо дать согласие на ее отправку почтой. В этом случае в графе указывается дата увольнения или отправления книжки по почте |
| Столбец 13 | В этой графе должен расписаться работник после того, как уволился и получил трудовую книжку на руки |
Как правильно оформить книгу учета – основные требования
Общие требования к ведению книги отразим в таблице.
| Требование | Как должно быть |
| Обложка | Подобная книга учета содержит в себе множество листов. Её заполнение иногда растягивается на годы. Длительность хранения книги –75 лет (статья 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010 года). Как видим, сроки немаленькие. Именно поэтому обложка у книги учета должна быть добротная, твердая, иначе через пару лет она придет в негодность |
| Нумерация | Нумерация – важный аспект при составлении книги учета. Она проходит через весь документ, является сквозной. Нумерацию лучше проставить до начала заполнения формы |
| Как скрепить книгу | Для того, чтобы не были удалены листы книги ее шнуруют и ставят пломбу (пункт 40 Правил). Удобнее всего ставить индикаторную пломбу. Она одноразовая. Для того чтобы пломба была действительной, переносим ее номер на обложку книги |
| Заверительная надпись | Она делается на обороте последнего листа и содержит информацию о количестве страниц книги, заверяется подписью руководителя, его подписью и печатью |
| ВАЖНО! Не стоит забывать, что заверяет книгу и ставит подпись на заверительной надписи только руководитель компании |
Пример заполнения книги учета
Как видно из примера заполнять книгу совсем не сложно. Но, чтобы не допустить досадных ошибок и не получить штраф, подходить к заполнению документа нужно со всей ответственностью и внимательностью. Еще раз отметим, что в самой книге, в графе 10 ставится подпись того, кто занимается заполнением такой книги.
Как можно исправить ошибки в книге
Все мы люди и все делаем ошибки. Поскольку книга учета составляется вручную, человеческого фактора не избежать.
Как можно делать исправления, не оговорено в нормативных документах, в Правилах по заполнению тоже таких положений нет.
Тем не менее, существуют общепринятые правила как поступать в подобных ситуациях. Здесь может быть 2 варианта:
- Надпись, где допущена ошибка, зачеркивается одной чертой и рядом делается правильная запись, пишется «Исправленному верить». Здесь же указывается кто сделал исправления, ставится подпись. Такой вариант хорош разве что для записей, которые являются последними, так как в противном случае делать правильную запись будет просто негде
- При использовании второго варианта исправления вносятся по той же схеме, что и в трудовых книжках. То есть на пустой строке нужно написать «Запись номер…недействительна», а ниже внести верные данные. Таким способом и пользуются обычно кадровые специалисты.
Как организовать хранение книги учета
Книгу учета движения трудовых ведет и хранит у себя на рабочем месте специалист по кадрам.
Книга имеет большое количество страниц, поэтому ведется она обычно долго, иногда несколько лет. После окончания одной книги заводится другая, новая. Причем нумерация записей в новой книге не начинается с 1, а продолжается. То есть, если в предыдущей книге номера записей закончились на 150, то в новой книге номер первой записи будет 151.
Старую книгу необходимо сдать в архив по описи. Однако следует иметь ввиду, что старая книга не завершена, пока каждый работник не распишется в старой в нужных строках. Только после этого книгу можно сдать в архив. Согласно пункту 695 Перечня, который был утвержден Приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010 года.
Ответственность за отсутствие или неверное ведение книги
Стоит отметить, что трудовая книжка представляет собой бланк строгой отчетности. Это значит, что все компании и предприниматели обязаны обеспечить адекватный учет и контроль этих документов. За нарушения в сфере ведения рассматриваемой книги, может наступить административная ответственность, согласно статьи 5.27 КОАП.
| Ответственные лица | Величина штрафа |
| Должностные лица | 500-5000 рублей |
| Организации | 30000-50000 рублей |
Как видим, штрафы для компаний достаточно серьезные, поэтому имеет смысл очень ответственно подойти к составлению этого документа.
Частые ошибки и вопросы по теме
Ошибка 1
В ООО «Ромашка» новый кадровый работник. После принятия дел было обнаружено, что в организации не ведется книга учета движения трудовых книжек. Кадровиком была написана докладная записка руководителю компании, где изложена сложившаяся ситуация. В свою очередь, книга учета была заведена и в нее внесена информация обо всех трудовых книжках, которые есть в распоряжении предприятия. Поскольку новый кадровик лично не принимала эти трудовые книжки, то и подпись в графу 10 ставить не надо.
Ошибка 2
Иногда организации приходится выдавать дубликат книжки. При этом, на первом листе книжки необходимо, написать от руки или поставить штамп «Дубликат». Если дубликат выдается в связи с тем, что книжка испорчена и виновник этого сама компания, то стоимость трудовой не взыскивается с работника.
Как поступить в случае, если необходимо восстановить записи в книге учета?
В таком случае берется бланк новой книги и туда переносится все, что известно до настоящего момента, причем: число ставится текущая дата. Соответственно, всех тех работников, которые были уволены, вносить в новую книгу не надо.
Можно ли приобрести готовую книгу учета движения трудовых книжек?
Да, можно. В продаже есть уже готовые к использованию книги. Они имеют твердую обложку, прошиты, их страницы пронумерованы. Кроме этого в книге содержится много полезной информации в виде списка нормативных документов, различных форм. Такая книга уже имеет пломбу. В ней можно начинать работу сразу после покупки. Эти книги очень удобны в использовании, однако стоят дороже, чем обычные бланки.
Что делать, если книга не велась очень долгое время или велась, но с многочисленными ошибками и недочетами?
Когда возникает такая ситуация, бывает невозможно восстановить все операции с момента начала работы компании. В таком случае необходимо составить акт об отсутствии книги, указать причину, по которой книги нет (например, порча). Далее заводится новая книга, но данные в нее вносятся только по тем трудовым книжкам, которые на данный момент присутствуют в компании.
Журнал учета движения трудовых книжек вещь очень полезная и важная. Такая книга позволяет не потерять ни одну из многочисленных трудовых книжек, находящихся на предприятии. Книгу учета ведет кадровый работник, он же расписывается в документе. Если вдруг на предприятии не организована кадровая служба, то обязанности по ведению книги учета трудовых книжек возлагается обычно на бухгалтера компании. В связи с тем, что ведение кадрового учета – обязанность организации, за нарушения в этой сфере контролирующие органы могут наложить достаточно существенные штрафы.
Инструкция: заполняем книгу учета трудовых книжек
Зачем нужен журнал учета
Трудовая книжка по-прежнему представляет собой основной документ о рабочей деятельности. Все чаще поговаривают о том, что пора бы перейти на электронную версию документа — идти в ногу со временем в век информационных технологий. Но пока до этого дело не дошло, остается актуальным вопрос о том, что же такое книга учета движения трудовых книжек и обязательно ли ее вести.
Это своего рода журнал, в котором фиксируются данные о приеме и увольнении — именно так подтверждается стаж и рабочая деятельность человека в целом. Речь при этом идет о работе по основному месту, так как именно у основного работодателя хранятся сами книжки.
Норма императивная и не зависит от формы собственности или организационно-правовой формы юридического лица. Иными словами, учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях обязателен, равно как в ООО или ПАО.
Правительство определяет не только вид самих трудкнижек, но и порядок обращения с ними, так говорится в статье 66 ТК РФ. Подробная регламентация вопроса — в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016).
Кто и как заполняет
Все зависит от комплектации штата. Так, если есть отдел кадров, то учетом займется кадровик, при его отсутствии — бухгалтер. Если вменить обязанность некому, то сам руководитель. Если вы впервые столкнулись с подобным документом, то разобраться с заполнением вам поможет наша книга учета трудовых книжек, образец скачать вы сможете в конце статьи.
В заполнении вопросов на практике не возникает, так как графы предельно просты и понятны. Записи вносятся вручную разборчиво. При трудоустройстве необходимо соблюдать пятидневный срок заполнения книги учета. Самое главное — подпись работника при увольнении — это доказательство своевременного исполнения обязанности по выдаче документа.
Листы книги учета подлежат нумерации и заверению подписью руководителя, затем они должны быть прошнурованы и прошиты. Как прошить книгу движения трудовых книжек, расскажем чуть ниже.
Инструкция по заполнению при приеме на работу
Книга движения трудовых книжек (образец скачать бесплатно вы сможете в конце статьи) имеет:
- титульный лист;
- основную часть, где и делаются записи.
Названия граф предельно просты, ошибиться при внесении данных практически невозможно. Но все же перечислим основные шаги. В круглых скобках указаны номера столбцов книги:
Шаг 1. Укажите порядковый номер (1) записи.
Шаг 2. Следующие три ячейки (2, 3, 4) предназначены для даты внесения записи. Впишите их.
Шаг 3. Теперь необходимо указать данные владельца (5). Обратите внимание, что Ф.И.О. нужно вписать полностью, без сокращений до инициалов! Иначе получите замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.
Шаг 4. В следующей ячейке (6) укажите информацию о трудовой: серию и номер. Если есть вкладыш, то нужно указать и его данные тоже.
Шаг 5. В следующие ячейки (7 и 8) впишите сведения о должности и отделе, где работает сотрудник. Формулировки должны быть такие же, как и в приказе о приеме на работу. Недопустимо, если в журнале значится «отдел кадров», а в приказе — «отдел по работе с персоналом».
Шаг 6. Далее укажите реквизиты приказа о приеме на работу (9).
Шаг 7. В этой ячейке должна стоять подпись ответственного лица (10).
Шаг 8. Следующую ячейку (11) заполнять не нужно. Это своеобразный рудимент — сейчас никто не получает деньги на приобретение бланков книжек и вкладышей. Но если вдруг это ваш случай, то впишите сумму.
На этом заполнение заканчивается. Оставшиеся ячейки заполняются при увольнении сотрудника — в его последний рабочий день.
Инструкция по заполнению при увольнении
Шаг 1. В предпоследнюю ячейку (12) необходимо вписать дату последнего рабочего дня сотрудника.
Тут есть важный момент. Если работник в этот день отсутствует, необходимо написать ему уведомление, что он должен явиться за трудовой книжкой в организацию либо дать согласие на ее пересылку. Затем приложить в журнал копию письма и копию платежки и карандашом внести реквизиты уведомления. Если в итоге сотрудник явится лично за документом, то впишите ручкой фактическую дату. Если даст согласие на пересылку (оно должно быть оформлено письменно!), то внесите данные сопроводительного письма. Если работник вообще никак не отреагировал, то оставьте запись, сделанную карандашом, а трудовую храните в течение 75 лет — этого требует пункт 43 Правил из ПП № 664 от 16.04.2003 и пункт 664 Перечня из Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010.
Шаг 2. Наконец, самая последняя ячейка (13) предназначена для подписи уже бывшего работника. Если он откажется подписать, то составляется акт. Его нужно приложить к журналу и хранить вместе с ним весь срок — 75 лет.
Где приобрести
Книга учета движения трудовых книжек, образец заполнения которой мы рассматриваем в статье, находится в свободной продаже. Приобрести ее может любой человек, имеющий такую потребность. Альтернативный вариант — заказать в типографии, но цена будет выше. Обратите внимание, что книга должна быть прошита и опломбирована. Делается это, чтобы избежать подмены листов и их изъятия. В качестве пломбы используется пленка или сургуч, а прошивка осуществляется любым удобным для специалиста способом.
Сколько хранить
Срок хранения максимальный из возможных — 75 лет.
