Invest-currency.ru

Как обезопасить себя в кризис?
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Безналичные расчеты с подотчетными лицами

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Кто считается подотчетным лицом

Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.

Деньги подотчетникам могут быть выданы:

  • на хозяйственные и административные расходы — в размере, определенном производственной необходимостью, и на сроки, определенные производственной необходимостью;
  • на командировочные расходы — на срок, установленный приказом руководителя о направлении работника в командировку, и в сумме, в которую должны быть включены расходы на проезд, затраты на проживание и суточные.

Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

ВАЖНО! Аналитический учет бухгалтер должен вести по каждой сумме, выданной под отчет.

Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Выдаются средства под отчет согласно п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У на основании завизированного руководителем (или ИП) заявления работника с прописанными в нем суммой и сроком, на который берутся деньги. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) такое заявление не является обязательным, и выдача может быть осуществлена без заявления на основании распоряжения руководителя (или ИП). Выдачу наличных из кассы осуществляют по расходному кассовому ордеру.

О правилах оформления этого документа читайте в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

Отчитаться работник должен не позднее 3 дней после окончания периода, на который выдавались деньги. Для этого существует такой документ, как авансовый отчет, в котором отражается полученная сумма средств и то, на что она была потрачена. К отчету также необходимо также приложить документы, подтверждающие произведенные расходы.

ВАЖНО! До 19.08.2017 действовало правило о невозможности выдачи денежных средств под отчет лицу, не отчитавшемуся за предыдущие суммы. С 19.08.2017 оно отменено. Подробности см. здесь.

Нюансы командировочных расходов

Служебная командировка — это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.

Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.

При этом нужно учесть, что:

  • днем выезда и днем приезда считаются даты, зафиксированные в транспортных билетах;
  • расходы за проживание должны будут учитываться по факту на основании предоставленных подотчетником документов;
  • суточные могут быть установлены и выданы в соответствии с внутренними документами, регламентирующими их размер, например, положением о командировках (ст. 168 ТК РФ).

Для правильного расчета налогооблагаемой базы по НДФЛ суточные учитывают в пределах норм, установленных законом: 700 руб. по России и 2500 руб. — в загранкомандировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ), для расчета налога на прибыль в расходы включается сумма в пределах размера, оговоренного внутренними документами работодателя (трудовым договором, приказом, положением о командировках).

ВАЖНО! Та часть суточных, которая выплачена сверх нормы, установленной законодательством, считается доходом работника, и облагается НДФЛ и страховыми взносами.

О нюансах отражения суточных в налоговой отчетности вы можете узнать из статьи «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ?».

Проводки для ведения учета на счете 71

Согласно разделу VI инструкции по применению плана счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

  • дебетуется со счетами денежных средств 50 «Касса» (если подотчетнику выдаются наличные) или 51 (когда средства выданы в безналичной форме);
  • кредитуется со счетами, на которых учитываются расходы, связанные с хоздеятельностью работодателя, и счетами денежных средств в случае возврата неистраченных сумм.

Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть работодателю — такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету денежных счетов 50, 51.

Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана из зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка Дт 70 Кт 94. Когда у работодателя нет возможности удержать долг из зарплаты, используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и проводка будет выглядеть так: Дт 73 Кт 94.

Обобщим информацию о том, с какими счетами может корреспондировать счет 71.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует:

Расчеты с подотчетными лицами

Автор: Семина Л., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Расчеты с подотчетными лицами – наиболее распространенный вид расчетов в рамках финансово-хозяйственной деятельности учреждений. Что нужно знать бухгалтеру, чтобы правильно оформить взаимоотношения с подотчетными лицами и отразить расчеты с ними в бухгалтерском учете?

Кому могут быть выданы подотчетные суммы?

Подотчетные лица – это физические лица, которым выдаются денежные средства из кассы либо с использованием банковских карт на осуществление расходов, связанных с ведением деятельности учреждения.

Подотчетными могут быть:

любые работники учреждения;

физические лица, с которыми учреждение заключило гражданско-правовой договор, например, исполнители, подрядчики (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);

физические лица, привлекаемые учреждениями для выполнения отдельных полномочий без заключения с ними трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера, например, учащиеся образовательных учреждений, сопровождающие лица.

Перечень подотчетных лиц может быть закреплен в рамках учетной политики учреждения.

Не допускается выдача денежных средств подотчетным лицам, у которых есть просроченная задолженность по предыдущим авансам (п. 214 Инструкции № 157н).

На основании какого документа выдаются деньги под отчет?

Деньги под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица. При этом заявление должно содержать назначение аванса, его расчет (обоснование) и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции № 157н).

Распоряжение руководителя, как правило, оформляется в виде приказа. Его можно составить сразу на несколько подотчетных лиц с обязательным указанием по каждому суммы наличных денег и срока, на который они выдаются (Письмо ЦБ РФ от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158).

Следует ли соблюдать предельный размер наличных расчетов?

Физические лица (за исключением ИП) не являются участниками наличных расчетов, поэтому денежные средства под отчет выдаются им без учета предельного размера наличных расчетов в 100 000 руб. (п. 2, 5, 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»).

Вместе с тем при оплате подотчетным лицом за наличный расчет приобретенного товара, услуги, работы следует соблюдать данный предельный размер, поскольку в этом случае физическое лицо выступает от имени учреждения.

В какой срок подотчетное лицо должно отчитаться о расходах?

О расходах, осуществленных за счет полученных ранее авансов, нужно отчитаться в течение трех рабочих дней:

после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У);

со дня выхода на работу (когда на момент истечения срока, на который был выдан аванс, подотчетное лицо находилось в отпуске, на больничном, то есть отсутствовало по уважительным причинам) (п. 6.3 Указания № 3210-У);

со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения № 749, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Каков порядок признания расходов подотчетного лица?

Сумма произведенных подотчетным лицом расходов принимается к учету на основании утвержденного руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансового отчета (ф. 0504505) и прилагаемых к нему документов, подтверждающих расходы (п. 216 Инструкции № 157н).

Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.

На каком счете учитываются расчеты с подотчетными лицами?

Для учета расчетов с данными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет, предназначен счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н):

Читать еще:  Расчет выходного пособия онлайн калькулятор

по дебету отражается выдача денежных средств под отчет и возмещение перерасхода по авансовому отчету;

по кредиту – принятие произведенных за счет подотчетных сумм расходов и возврат неизрасходованного аванса.

Расчеты на счете 0 208 00 000 группируются в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения (планом финансово-хозяйственной деятельности), по аналитическим группам синтетического учета объекта учета (п. 217 Инструкции № 157н):

10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда, начислениям на выплаты по оплате труда»;

20 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг»;

30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;

60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;

90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».

Расчеты с подотчетными лицами отражаются с применением в 24 – 26-м разрядах номера счета следующих подстатей КОСГУ:

567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами»;

667 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами».

Как учесть наличные расчеты с подотчетными лицами?

Выдача под отчет наличных денежных средств и принятие произведенных за счет них расходов отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Выданы наличные денежные средства под отчет из кассы

0 201 34 610
забалансовый счет 18

Приняты к учету расходы на основании утвержденного авансового отчета

0 401 20 000
0 109 00 000
0 105 00 000
0 106 00 000

Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы

0 201 34 510
забалансовый счет 18

Возмещен из кассы перерасход по авансовому отчету

0 201 34 610
забалансовый счет 18

Сотруднику автономного учреждения культуры выданы из кассы наличные денежные средства на командировочные расходы:

  • суточные – 700 руб. (7 дн. x 100 руб.);
  • проживание – 4 900 руб.;
  • проезд – 3 000 руб.

По возвращении из командировки сотрудник оформил авансовый отчет, приложив к нему акт об оказанных услугах по проживанию и кассовый чек на сумму 4 900 руб., а также проездные билеты на сумму 2 700 руб., которые тоже приняты в качестве подтверждения фактического срока его нахождения в командировке (7 дн.). Неизрасходованный остаток наличных средств в размере 300 руб. внесен в кассу.

Согласно учетной политике командировочные расходы отнесены в состав общехозяйственных.

Операции осуществляются в рамках деятельности, приносящей доход.

В бухгалтерском учете автономного учреждения данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Выданы наличные денежные средства из кассы на командировочные расходы:

2 201 34 610
забалансовый счет 18
(код 212 КОСГУ)

2 201 34 610
забалансовый счет 18
(код 226 КОСГУ)

2 201 34 610
забалансовый счет 18
(код 226 КОСГУ)

Начислены командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета:

Возвращен в кассу неизрасходованный остаток наличных денежных средств
(3 000 – 2 700) руб.

2 201 34 510
забалансовый счет 18
(код 226 КОСГУ)

Как отразить в учете расчеты с использованием банковских карт?

Выдача под отчет денежных средств с использованием банковских карт и принятие произведенных за счет них расходов отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Перечислены с лицевого счета денежные средства на карту, выданную ОФК, для получения наличных денег на основании заявки учреждения

0 210 03 561
забалансовый счет 17

0 201 11 610*
забалансовый счет 18

Получены подотчетным лицом наличные денежные средства через банкомат с использованием карт, выданных ОФК, а также оплачены приобретенные услуги (работы, товары) с использованием карт через электронный терминал или другое техническое средство, предназначенное для совершения операций с использованием карт

0 210 03 661
забалансовый счет 18

Приняты на основании авансового отчета и подтверждающих документов суммы расходов, произведенных подотчетным лицом

0 401 20 000
0 109 00 000
0 105 00 340
0 106 00 310

Возвращены остатки неиспользованных подотчетных сумм на банковскую карту через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств

0 201 23 510
забалансовый счет 17

Поступили (зачислены) на лицевой счет учреждения суммы полученных возвратов дебиторской задолженности с применением банковских карт

0 201 11 510*
забалансовый счет 18

1 201 23 610
забалансовый счет 18

* Счет применяется бюджетными (автономными) учреждениями.

** Счет применяется казенными учреждениями.

На банковскую карту работника бюджетного учреждения культуры на основании заявки перечислены с лицевого счета денежные средства в размере 3 000 руб. для оплаты канцелярских товаров. Сотрудник приобрел канцелярские товары на всю сумму, оплатив покупку банковской картой. К авансовому отчету он приложил товарный и кассовый чеки.

Операции осуществляются в рамках деятельности по выполнению государственного задания.

В бухгалтерском учете указанные операции будут отражены следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Зачислены на карту денежные средства

4 210 03 561
забалансовый счет 17
(код 510 КОСГУ)

4 201 11 610
забалансовый счет 18
(код 346 КОСГУ)

Оплачены работником с банковской карты канцтовары

4 210 03 661
забалансовый счет 18
(код 610 КОСГУ)

Приняты к учету приобретенные канцтовары на основании авансового отчета

Пример 3.

Воспользуемся условиями примера 2 и предположим, что работник снял с банковской карты всю сумму через банкомат. За наличные средства он приобрел канцтовары на сумму 2 950 руб., а неизрасходованный остаток в размере 50 руб. внес на карту через банкомат.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Зачислены на карту денежные средства

4 210 03 561
забалансовый счет 17
(код 510 КОСГУ)

4 201 11 610
забалансовый счет 18
(код 346 КОСГУ)

Сняты работником денежные средства с карты через банкомат

4 210 03 661
забалансовый счет 18
(код 610 КОСГУ)

Приняты к учету приобретенные канцтовары на основании авансового отчета

Внесен через банкомат на карту остаток неизрасходованных наличных средств

4 201 23 510
забалансовый счет 17
(код 510 КОСГУ)

Зачислена на лицевой счет сумма, внесенная на карту

4 201 11 510
забалансовый счет 18
(код 346 КОСГУ)

4 201 23 610
забалансовый счет 18
(код 610 КОСГУ)

Выделим основные моменты, которые следует учитывать при организации взаимоотношений с подотчетными лицами и отражении расчетов с ними в бухгалтерском учете:

1) подотчетными лицами могут выступать не только работники учреждения, но и физические лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, а также сторонние лица, привлекаемые для выполнения отдельных полномочий;

2) наличные деньги выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица;

3) при выдаче средств «подотчетникам» учреждение не обязано соблюдать лимит расчета наличными. Однако не следует забывать, что, оплачивая такими средствами товар, услуг, работу, подотчетные лица выступают от имени учреждения (то есть юридического лица, которое не может превышать установленный лимит в рамках одного договора);

4) сумма произведенных подотчетным лицом расходов принимается к учету согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету (ф. 0504505) подотчетного лица и прилагаемым к нему подтверждающим документам;

5) подотчетному лицу дается три рабочих дня для предоставления отчета об осуществленных расходах;

6) учет расходов с подотчетными лицами ведется на соответствующих аналитических счетах счета 0 208 00 000 с указанием в 24 – 26-м разрядах номера счета подстатей 567, 667 КОСГУ.

Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетными лицами признаются все без исключения штатные работники организации (работающие по трудовому договору), получившие авансом денежные средства из кассы. Как правило, в подотчет выдаются наличные деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных канцелярских, почтовых расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.

Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам и должны расходоваться строго по назначению. Кроме того, подотчетные денежные средства не могут быть отнесены к доходам физического лица — работника общества. При этом расходы подотчетного лица, произведенные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на дату утверждения авансового отчета.

Читать еще:  Налоговая нагрузка формула расчета

Расчеты с подотчетными лицами предполагают, во-первых, незначительные по своему размеру денежные суммы, вверяемые работникам в целях реализации опосредующих функций организации, во-вторых, невозможность их осуществления в безналичном порядке. Все операции по расчетам с подотчетными лицами характеризуются ограниченным, заранее известным перечнем и довольно высокой степенью регулярности их совершения.

В числе внутриорганизационных документов, используемых в расчетах с подотчетными лицами, состоят утвержденные руководством предприятия списки подотчетных лиц, сметы представительских расходов, приказы об утверждении данных смет, авансовые отчеты, а также журналы регистрации отчетов. Кроме того, если на предприятии имели место факты направления работников в командировки, должны присутствовать в наличии и соответствующие приказы руководства. В свою очередь система внутреннего контроля, помимо всего прочего, в обязательном порядке должна включать в себя основополагающие начала, определяющие порядок совершения расчетов, формально закрепленные в учетной политике организации.

Кассовые операции здесь оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций. Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам унифицированной формы N КО-2 или надлежаще оформленным другим документам, в том числе платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и счетам, с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Документы на выдачу денег подписываются руководителем, главным бухгалтером предприятия или иными уполномоченными на это лицами. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан.

По полученным денежным средствам подотчетные лица должны составить авансовый отчет с приложением оправдательных документов за купленный товар. В число оправдательных документов входят товарные чеки и проездные билеты, которые представляются бухгалтеру. Если купленный товар не оприходован, подотчетную сумму зачитывают в совокупный годовой доход подотчетного лица. При этом сам порядок выдачи и отчетности в использовании подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации.

Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Форма авансового отчета является унифицированной и приведена в Постановлении Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет». Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Отчет проверяется бухгалтерией.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Система внутриорганизационного контроля над совершением расчетов предполагает наличие утвержденного руководителем списка работников, имеющих право на получение подотчетных денежных средств, утвержденного порядка подачи письменных заявлений на выдачу денежных средств с указанием причин такой выдачи и соблюдение работниками предприятия установленных сроков отчета по выданным суммам, а также сроков возврата оставшихся средств.

Кроме того, о каком-либо контроле можно говорить только в том случае, если на предприятии наблюдается отсутствие просроченной задолженности по подотчетным средствам, соблюдение запрета на выдачу денежных средств сотрудникам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам, аналитический учет командировочных и представительских расходов, оформление надлежащих оправдательных документов, прилагаемых к авансовым отчетам, а также визирование авансовых отчетов.

Теперь что касается командировок. Командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В случае, когда гражданин направляется в поездку предприятием, с которым он не состоит в трудовых отношениях и, следовательно, не находится в административном подчинении у руководителя этого предприятия, такая поездка не может считаться командировкой. Направление работника в командировку оформляется выдачей ему командировочного удостоверения, оформленного на основании приказа.

Расходы по командировкам признаются затратами, связанными с управлением производством и формируют расходы по обычным видам деятельности. Признание командировочных расходов расходами, произведенными организацией в соответствии с правилами формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций, осуществляется на основании Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством. То есть, не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

При этом такой же порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации (при наличии трудового договора), а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Следует помнить, что суммы расходов по проезду к месту командировки и обратно включаются в расходы организации без НДС. К командировочным расходам, в частности, относятся расходы по проезду к месту командировки и обратно воздушным, морским, железнодорожным, автомобильным транспортом, включая стоимость услуг по предварительной продаже билетов и плату за пользование постельными принадлежностями и расходы по найму жилого помещения. Налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров и услуг и подтверждающих фактическую уплату сумм налога. Кроме того, суммы налога подлежат возмещению в пределах установленных законодательством норм.

В рассматриваемом случае указанные вычеты производятся на основании проездных документов установленного образца. Проездной билет, в котором сумма налога выделена отдельной строкой, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, уплаченных по услугам по проезду к месту служебной командировки и обратно, без наличия счета-фактуры. Авиакомпании здесь не должны выставлять счета-фактуры.

Суммы НДС, уплаченные при перевозке работников организации железнодорожным транспортом при вахтовом способе организации работ, принимаются к вычету на основании железнодорожных билетов, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой. То же самое касается и электронных проездных билетов. Однако, здесь необходимо учесть, что вычет возможен лишь в том случае, если НДС именно выделен из общей стоимости билета и представлен в цифрах. В тех же случаях, когда об НДС в билете просто упоминается (включая НДС) с получением вычета могут возникнуть серьезные трудности.

Другим распространенным видом расчетов с подотчетными лицами являются расчеты по представительским расходам. К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров.

В состав представительских расходов относят расходы на проведение официального приема для указанных лиц, доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика. Не относятся сюда расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. При этом представительские расходы в течение отчетного периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный период.

Читать еще:  Образец акта взаиморасчетов по договору

Регистрами синтетического учета, где происходит отражение операций с подотчетными суммами, являются главная книга, отчет о движении денежных средств по форме № 4 и строка бухгалтерского баланса “прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев”, журнал-ордер № 7 и другие регистры учета по счету 71.

Согласно Приказу Минфина № 94н от 31октября 2000 года, утвердившему План счетов бухгалтерского учета и Инструкцию по его применению, аналитический учет расчетов с подотчетными лицами должен вестись по каждой сумме, выданной под отчет.

Для этого, в целях обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, организациями используется счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” и дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. Их списание со счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” производится либо в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” если они могут быть удержаны из оплаты труда работника, либо в дебет счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, если возможность удержание из заработной платы работника отсутствует.

Особенности учета подотчетных сумм

Учет подотчетных сумм осуществляется с целью обобщения данных о состоянии расчетов. В частности, фиксируются расчеты с сотрудниками, которым выдан аванс на различные нужды.

Что собой представляют расчеты с подотчетными лицами

Для расчетов с сотрудниками используется забалансовый счет 71. Он должен тщательно контролироваться руководством организации. На этом счету фиксируются суммы, выданные сотруднику под отчет. Предполагается, что эти деньги будут направлены на конкретные цели:

  • Оплата различных услуг.
  • Приобретение канцтоваров.
  • Приобретение бензина для служебных авто.
  • Покупка билетов командировочным, оплата съемного жилья.
  • Приобретение офисной техники.

Сотруднику для получения средств под отчет необходимо составить заявление. В нем прописываются выданная сумма и цели расходования. Перечень подотчетных лиц указывается в приказе руководителя. В списке необходимо прописать эти сведения:

  • Информация о сотруднике (ФИО, должность).
  • Цели расходования.
  • Сумма.

К примеру, в приказе руководителя указано, что Иван Иванов может получить под отчет 10 000 рублей. Больше этой суммы выдать ему нельзя. Однако исключение составляют командировочные. Человек, отправляющийся в командировку, может получать любые суммы. Однако должен быть соответствующий приказ о направлении в командировку.

В перечень подотчетных лиц могут быть включены только материально ответственные сотрудники. То есть это руководители, их заместители, начальники отделов, кладовщики. Несовершеннолетние лица не могут быть ни материально ответственными, ни подотчетными лицами.

После расходования средств специалист должен отчитаться о своих тратах. Он обязан составить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие направление трат. Отчет направляется в бухгалтерский отдел. Сотрудник не может получить новую сумму до того, как он не отчитается по старой.

Нормативное регулирование

Расчеты с подотчетными лицами регулируются следующими нормативными актами:

  • ФЗ «О бухучете» №402 от 6 февраля 2011 года.
  • Положение об учете (часть 10/99 «Расходы).
  • План счетов и инструкция по его применению.
  • Локальные акты самой организации.

Главный документ, на основании которого осуществляются расчеты, – это Порядок ведения кассовых операций №40, установленный Решением совета директоров ЦБ от 22 сентября 1993 года.

Порядок учета

Как правило, целью расходования средств является покупка услуг или товаров. В этом случае сотрудник будет действовать от лица компании. Следовательно, на операцию будут распространяться нормы, касающиеся ЮЛ. Максимальный размер расчетов между ЮЛ составляет 100 000 рублей на основании Указания Банка №1843-У от 20 июня 2007 года. Если этот лимит не будет соблюдаться, должностных лиц ожидает штраф в размере 4 000-5 000 рублей. Штраф для ЮЛ составит 40 000-50 000 рублей.

Выдача средств под отчет предполагает соблюдение этих норм:

  • Отчет о расходовании должен быть предоставлен в бухгалтерию в течение 3 дней после даты траты.
  • Сумму может получить только то лицо, которому она предназначается.
  • Новый аванс можно получить только после того, как составлен отчет за прошлую сумму.

Руководителю нужно издать приказ о порядке выдачи сумм. Этот документ определяет эти моменты:

  • Список сотрудников, которые имеют право получить сумму под отчет.
  • Срок, на который предоставляются деньги.
  • Порядок выдачи аванса.

Подотчетных лиц, которые упомянуты в приказе, нужно ознакомить с ним под подпись. Порядок выдачи и списания средств нужно зафиксировать в учетной политике.

Средства предоставляются на основании письменного заявления. Направлять его нужно руководителю компании. Деньги выдаются только в том случае, если управленец сочтет требования в

заявке обоснованными. В этом случае руководитель должен направить соответствующее распоряжение в бухгалтерский отдел.

Выданные средства списываются на основании авансового отчета, составленного подотчетным лицом. К нему прикладываются документы, подтверждающие операцию: чеки, квитанции, договоры. Для целей учета они могут использоваться только в том случае, если составлены они по унифицированной форме.

При проверке отчетов необходимо обратить внимание на эти пункты:

  • Информация на кассовом и товарном чеках должна быть аналогичной. Даты в документах не должны выпадать на выходные дни.
  • В товарном чеке должны быть все требуемые реквизиты. Также должна присутствовать подпись кассира и печать.
  • В товарном чеке должен быть прописан конкретный перечень предметов, которые были куплены. К примеру, не «канцелярская продукция», а «ручки, карандаши и тетради».

После совершения операции у сотрудника могут остаться деньги. Остаток необходимо вернуть в кассу на основании приходного кассового ордера. Также средств на совершение операции может не хватить. То есть сотруднику придется добавить к сумме свои деньги. Перерасход компенсируется работнику также по кассовому ордеру.

Что делать, если после совершения операции у сотрудника остались средства, однако он их не вернул в кассу? В этом случае руководитель может удержать средства из зарплаты. Основанием для взимания является статья 137 ТК РФ. Однако возможно это только при соблюдении следующих условий:

  • Удержание можно произвести в течение месяца с даты срока возврата остатка.
  • Размер удержания не может быть больше 20%.
  • Сотрудник согласен с основаниями и размером удержаний.
  • Есть письменное заявление от сотрудника о том, что он согласен на процедуру.

Важно! Если рассмотренные условия не соблюдены, работодатель может оспорить удержание.

Бухучет подотчётных сумм

В бухучете подотчетные суммы фиксируются на дебете счета 71 и кредите счета 50. Выдавать средства можно как безналом, так и наличными. Первый способ удобен для перевода командировочных. Деньги можно перечислить на корпоративную банковскую карту. Оформлена она на ЮЛ. Нужно учесть, что при расчетах через карту банком взимается комиссия. Ее нужно учитывать при определении налога на прибыль на основании пункта 1 статьи 264 НК РФ.

В бухучете расчеты по корпоративным картам будут отражены этими проводками:

  • ДТ55 КТ51, 52. Перечисление денег с расчетного на карточный счет.
  • ДТ91 КТ55. Оплата комиссии банка.

Предоставление карты сотруднику компании будет фиксироваться в качестве выдачи под отчет финансовых документов. Предполагаются эти проводки:

  • ДТ71 КТ50, субсчет 3. Предоставление под отчет сотруднику расчетной карты по ее номинальной стоимости.
  • ДТ71 КТ57. Получение наличных. Запись вносится на основании квитанций банкоматов.
  • ДТ50, субсчет 3 КТ71. Возврат расчетной карточки по ее номинальной стоимости.

Со всех квитанций и чеков рекомендуется снимать ксерокопии. Связано это с тем, что чеки имеют свойство выцветать. Следовательно, с них нельзя будет получить никакой информации. Представительские траты нужно оформлять при помощи этих проводок:

  • ДТ26 КТ71. Представительские траты.
  • ДТ26 КТ71. Принятие к учету суточных.
  • ДТ70 КТ68.01. Начисление НДФЛ на разницу между суточными.
  • ДТ10 КТ60. Оприходование материалов.
  • ДТ71 КТ50. Выдача перерасхода работникам.

Проводки выполняются на основании приказов, отчетов, квитанций и чеков.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты 220 Вольт
Adblock
detector