Что такое расширенный фильтр в access

Применение различных фильтров в access

Лабораторная работа №11

Применение различных фильтров, добавление двух вычисляемых полей

в формы и отчеты

Создайте базу данных Зарплата, содержащую сведения о сотрудниках предприятия, а также данные по начисленной заработной плате, с расчетом налоговых отчислений и выплат сотрудникам.

Составьте и заполните таблицу Подразделения (без ключевого поля):

Следующая таблица, которую следует создать в режиме конструктора, а затем заполнить данными – Должности:

Теперь создайте таблицу Список сотрудников следующей структуры:

Введите в таблицу фамилии, имена и отчества, приведенные ниже (другие сведения из указанных в списке понадобятся в дальнейшем при заполнении таблицы Зарплата).

Таблицы Подразделения, Должности и Список сотрудников будут использованы в качестве столбцов подстановки.

Создайте таблицу Личные данные. В режиме конструктора в первой строке укажите имя поля Сотрудник, тип данных – Мастер подстановок. Источником данных этого столбца будет таблица Список сотрудников. Выберите для столбца подстановки все видимые поля, ширину столбца Идентификатор несколько уменьшите. Далее укажите, что столбец подстановки будет использовать значения столбца Идентификатор.

Программа изменила имя поля Сотрудник на Идентификатор (поэтому в дальнейшем сразу вводите в качестве имени этого поля «Идентификатор»). Закончите работу с конструктором, чтобы получилось следующее:

Заполните таблицу произвольными данными по каждому ранее сотруднику.

Создайте таблицу Паспортные данные, аналогичную предыдущей, с таким же столбцом подстановки для ввода сотрудника (Идентификатор), приведенной структуры:

Заполните таблицу произвольными данными.

Создайте таблицу Зарплата. Поле Идентификатор создавайте так же, как в таблицах Паспортные данные и Личные данные. Поля Подразделение и Должность также сделайте столбцами подстановки одноименных таблиц, но выбирайте видимым только одно поле – Подразделение или Должность, соответственно (не забудьте отрегулировать их ширину). Таблица в режиме конструктора должна выглядеть так:

Заполните сведения по каждому сотруднику в соответствии с данными, приведенными ниже.

Создайтесь запрос Полные сведения о сотрудниках. В режиме конструктора добавьте 4 таблицы, из которых будут выбираться данные для запроса: Список сотрудников, Зарплата, Личные данные и Паспортные данные. Access автоматически установит связи между таблицами.

Включите в запрос следующие данные (условия отбора пока не указывайте):

Код выдавшего подразделения

Просмотрите свой запрос.

На примере этого запроса рассмотрите работу с различными фильтрами.

Для создания фильтра по выделенному фрагменту надо вывести на экран окно таблицы (в нашем случае – запроса) или окно формы, на основе которой требуется создать фильтр, и выделить значение, которое необходимо найти в любой из записей, где бы оно ни находилось. Затем выбрать в меню команду Записи – Фильтр – Фильтр по выделенному или щелкнуть по кнопке Фильтр по выделенному в стандартной панели инструментов. Можно также использовать соответствующую команду в контекстном меню выбранного поля.

Отобразим с помощью такого фильтра записи по сотрудникам Бригады №1.

Для этого в столбце Подразделение щелкните мышкой по слову Бригада №1 и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. Теперь запрос содержит только сведения о сотрудниках этого подразделения.

Для отмены фильтра нажмите на панели кнопку Удалить фильтр.

Такого же результата отбора записей можно добиться, используя поле Фильтр для. Чтобы применить его, щелкните в любой записи поля Подразделение, вызовите контекстное меню, выберите в нем пункт Фильтр для и введите с клавиатуры условие фильтрации, например, Бухгалтерия, Отменить фильтр.

Фильтр исключая выделенный фрагмент. Можно также вывести на экран все записи, кроме тех, что включают в себя выделенное значение.

Выделите значение Бригадир в поле Должность, вызовите контекстное меню (правой кнопкой мыши) и выберите в нем пункт Исключить выделенное.

Фильтр по выделенному фрагменту с несколькими условиями отбора. После применения фильтра по выделенному фрагменту или фильтра исключая выделенное можно еще больше сузить диапазон выводимых на экран записей, применяя рассмотренные выше способы несколько раз для оставшихся записей.

Щелкните в поле Подразделение по значению Бригада №1, примените команду Фильтр по выделенному. На экране должны остаться только сведения о работниках первой бригады, кроме бригадира.

Расширенный фильтр/Сортировка. Фильтр может быть создан и способами, используемыми при создании запросов. Отмените примененный ранее фильтр. Выберите в меню Записи команду Фильтр – Расширенный фильтр. Окно фильтра идентично окну запроса. Сформируйте его следующим способом:

Для сохранения фильтра нажмите кнопку Сохранить как запрос на панели инструментов (в отличие от запросов, при простом закрытии фильтра его сохранение не будет предлагаться).

Назовите его Трактористы Бригады №1, откройте, развернув соответствующий пункт в разделе Запросы базы данных.

Создайте теперь запрос Начисление зарплаты. Источником данных будут служить таблицы Список сотрудников и Зарплата. Включите в него следующие поля:

офис 2010

сайт уроков по программам word, excel, access и power point.

Рубрики

Как использовать фильтры базы данных Access

Если Вы решили использовать фильтры базы данных Access, то абсолютно естественно Вам хочется разобраться в этой теме как можно полнее и быстрее.

Начнем с того, что фильтры встроены с целью ускорить поиск и сортировку данных.

На ленте фрейм «Сортировка и фильтр», находится на закладке «Главная».

Подготовка к работе

Для того, чтобы разобраться в теме мы создаем тестовую базу данных.

В этой базе данных 3 записи и 4 поля: Код-статьи, Тема статьи, Раздел и Написана.

Типы данных у поля Код-статьи – счетчик, у полей Тема статьи и Раздел – текстовый тип данных.

У поля «Написана» тип данных – логический.

От простого к сложному

По смыслу фильтры можно разделить на три блока:

— фильтр по выделенному фрагменту;

1. Применение фильтра «Сортировка»

— Для применения фильтра необходимо выделить поле и кликнуть на кнопку сортировки по убыванию или возрастанию.

— так же можно применить сортировку выбрав настройку в имени поля.

Чтобы отменить изменения нажимаем «Удалить сортировку».

2. Применение фильтра «Фильтр по выделенному фрагменту»

— Данный фильтр используется по аналогии с поиском. Выделяем слово и применяем фильтр, чтобы система управления базами данных сама нашла записи с этим словом.

Например, мы можем найти все записи, которые содержат слово Access, не содержит, оканчивается и не оканчивается.

Выделив слово «Такое» и применив фильтр, мы получим в результате две записи, где встречается это слово.

Чтобы просмотреть данные без фильтра, нажимаем на кнопку «Фильтр».

3. Применение фильтра «Дополнительный фильтр»

Подходя к заключительному этапу мы уже порядком поработали и сейчас нуно собрать все силы, чтобы познакомиться с наиболее полезным дополнительным фильтром.

Его полезность в том, что можно создавать наиболее сложные запросы которые позволят с лазерной точностью отбирать нужные записи.

Начнем с первого этапа

— нажимаем «Дополнительно» / «Изменить фильтр».

— В новом окне выбираем настройки

Для этого выделяем нужное нам поле и используем язык запросов, либо в выпадающем списке выбираем нужные значения.

Чтобы отменить изменения нажимаем «Дополнительно» / «Очистить все фильтры»..

На рисунке виден результат работы фильтра который мы будем отменять.

Для полноты картины

Вот мы и подошли к завершению нашей темы.

Мы научились фильтровать запросы упорядочивая данные.

Если требуется произвести более сложный отбор, то к нашим услугам Запросы.

Так же можно использовать «Расширенный фильтр», который очень напоминает «Запросы» и вызвать его можно нажав «Дополнительно» / «Расширенный фильтр».

Здесь на рисунке в пункте 4 мы выбираем из списка полей, нужное нам поле.

В пункте 5, выбираем способ сортировки.

В пункте 6, выбираем условие отбора пользуясь языком запросов.

Затем нажав «Применить фильтр» получаем из базы данных ту запись в которой значение поля «Код статьи» равно 3.

Билет № 43 Сортировка и фильтрация данных в БД Access . Виды фильтров

Операция сортировки данных используется всегда для удобства нахождения нужной информации. Когда на экране отображается таблица, гораздо легче найти нужную строку, если эти строки упорядочены. Вы привыкли к тому, что табличные данные упорядочены по алфавиту, по дате, по увеличению или уменьшению значений в столбцах, содержащих числа. Но в разных ситуациях мы хотели бы сортировать строки по разным признакам (столбцам таблицы). По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов: Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending).

Другой способ выполнения этой операции: щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню соответствующую команду.

Таким образом, можно упорядочить записи по любому столбцу таблицы. Ограничения существуют только на тип данных, которые можно упорядочивать — нельзя сортировать значения полей типа MEMO, гиперссылки или объекты OLE.

Чтобы правильно применять сортировку, нужно знать несколько простых правил.

При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми.

Числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то сначала нужно вставить незначащие нули.

При сохранении таблицы сохраняется и порядок ее сортировки.

Фильтрация, виды фильтров.

В Microsoft Access предусмотрено четыре способа отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, поле Фильтр для (Filter For) и расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр и поле Фильтр для (Filter For) являются очень простыми способами отбора записей, причем самым простым является фильтр по выделенному фрагменту — он позволяет найти все записи, содержащие определенное значение в выбранном поле. Обычный фильтр используется для отбора записей по значениям нескольких полей. Поле Фильтр для (Filter For) используется, если фокус ввода находится в поле таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет применяться в качестве условия отбора. Для создания сложных фильтров следует использовать окно расширенного фильтра.

Набор записей, которые были отобраны в процессе фильтрации, называется результирующим набором.

Чтобы использовать фильтр по выделенному фрагменту, необходимо:

В поле объекта в режиме Таблицы найти значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра.

Выделить это значение и нажать кнопку Фильтр по выделенному (Filter by Selection) на панели инструментов Режим таблицы (Table Datasheet).

Билет № 44. СУБД Access. Объекты БД Access . Таблицы, их назначение

База данных – это, прежде всего, хранилище объектов данных, т.е. набора возможных понятий или событий, описываемых базой данных, с возможностью поиска этих объектов по признакам. Неотъемлемой чертой базы данных является возможность связывания объектов между собой. Базой данных можно считать не только таблицы, индексирующие файлы со знаниями разных форматов, но и сами эти файлы, потому, что они являются не типизированными хранилищами знаний в такой базе данных.

СУБД — специальные программные комплексы, предназначенные для организации данных в базы с целью адекватного отображения изменяющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей.

Таблицы — это основные и самые необходимые объекты любой БД. Их назначение уже рассматривалось в «Шаг 4 — Связь между таблицами». Напомню, что именно в таблицах хранятся все данные, и что реляционная БД может содержать целый набор взаимосвязанных таблиц.

Запросы — это специализированные структуры, создаваемые для осуществления обработки базы данных. С помощью запросов можно упорядочить данные, произвести их фильтрацию, объединение, отбор или даже изменение.

Формы — это объекты, позволяющие вводить в базу новые данные или просматривать уже существующие, в удобной для пользователя форме (виде, представлении).

Отчеты — эти объекты говорят сами за себя. Они выдают данные на принтер или другое устройство вывода (это может быть и монитор), в удобном и наглядном виде. Например, в виде бланка или счета.

Макросы — это набор макрокоманд. Когда возникает необходимость частого выполнения одних и тех же операций с БД, имеется возможность сгруппировать набор команд в один макрос. После чего, инициализацию его выполнения закрепляют за определенной комбинацией клавиш клавиатуры. Простыми словами, нажатие этой комбинации при работе с базой, приводит к выполнению всей последовательности действий записанных в макрос.

Модули — это программы созданные средствами языка Visual Basic. Позволяющие дополнить стандартные средства Access, если уже имеющихся не хватает для удовлетворения всех требований к работе СУБД. Программист под заказ, может расширить возможности системы, дописав необходимые модули и добавив их в Вашу БД.

Таблицы, их назначение

Таблица — это основной объект любой базы данных. Современные БД содержат множество таблиц связанных между собой (см. «Шаг 4 — Связь между таблицами»). Без форм, запросов и отчетов, при создании базы можно обойтись. Но вот если нет ни одной таблицы, то данные просто некуда заносить. А это означает только одно, что в этом случае, вообще нет базы как таковой. Поэтому создание любой БД начинается с создания таблиц.

Процесс разработки таблицы состоит в задании набора полей и определении их свойств (см. «Шаг 3 — Свойства и типы полей»). Для активизации процесса создания таблицы необходимо нажать кнопку Создать в окне База данных на закладке Таблицы. При этом будет предложено несколько вариантов работы:

Режим таблицы — открывает таблицу-заготовку, в которой уже автоматически созданы поля, первоначально имеющие формальные имена Поле1, Поле2, Поле3 и т.д. Все они определены как текстовые поля и уже сразу готовы для заполнения информацией. Это довольно простой, но не самый лучший способ для создания таблиц.

Режим конструктора — это наиболее профессиональный способ создания новой таблицы. В этом режиме предоставляется возможность самостоятельно задавать имена полей, определять их тип и настраивать свойства. Обычно в этом режиме работают люди, разобравшиеся с построением базы данных в целом и хорошо представляющие себе то, что они делают.

Мастер таблиц — это специальная мини программа, позволяющая значительно ускорить процесс создания таблицы. Работа мастера заключается в том, что задается набор вопросов, отвечая на которые Вы даете СУБД руководство для автоматического создания необходимой структуры. Большую часть работы программа проделает сама, но при этом начинающему разработчику, пользоваться мастером не рекомендуется. Не зная терминологии, очень легко запутаться в смысле задаваемых вопросов и в выборе возможных вариантов ответов. Поэтому первые таблицы лучше создавать вручную.

Импорт таблиц — самый автоматический способ создания таблицы в базе данных. Он заключается в импорте уже готовой таблицы из другой базы, даже работающей в другой системе (другой СУБД). В зависимости от конкретных условий, из импортированной таблицы может быть позаимствована структура полей, их названия и основные свойства, и самое главное — само содержимое базы. Это позволяет взять часть информации для новой базы из уже имеющейся. Происходит перенос данных с сохранением структуры таблицы. Если же импортирование произошло не совсем так, как надо, то будут необходимы правки (например в именах полей) которые вносятся вручную.

Таблица хранит сведения по конкретному вопросу. Для того, чтобы данные не дублировались и не происходило ошибок при их выдаче, необходимо распределить данные разного рода по разным таблицам. Данные в таблице организованы в столбцы («поля») и в строки («записи»). Существует два режима работы с таблицей. Вы можете выбрать режим Конструктор или Режим таблицы, кликнув на специальной кнопке на панели инструментов. В режиме конструктора таблицы можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы. Чтобы добавить поле, в верхней части окна таблицы следует ввести имя поля и определить его тип. Чтобы переименовать поле, измените его имя в столбце «Имя поля». Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Чтобы определить или изменить тип данных, выберите столбец «Тип данных», нажмите в поле символ раскрывающегося списка и выберите тип данных из списка. Каждое поле имеет свойства, изменяя которые, можно управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Для задания свойства поля выберите его в верхней части окна конструктора таблиц и в нижней части окна введите значение этого свойства или выберите его из списка. Набор доступных свойств определяется типом данных поля. Уникальная метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись. Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей. Чтобы определить ключ, выделите строку с описанием нужного поля и нажмите кнопку Ключ на панели инструментов. В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы. Для добавления записей используется кнопка Новая запись на панели инструментов. При нажатии этой кнопки в конце таблицы появляется незаполненная строка. Для удаления записей необходимо выбрать любое поле записи и нажать кнопку Удалить запись на панели инструментов. Строки в таблице можно отсортировать согласно содержимому одного или нескольких столбцов. Для этого выберите поле, по которому будет осуществляться сортировка, и нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов. Фильтрация позволяет просмотреть в форме только определенные записи. Выберите данные, по которым следует провести отбор, и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. Для того, чтобы поправить фильтр, нажмите кнопку Изменить фильтр. Чтобы задать более подробное условие для фильтрации, выберите в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр. Для применения обычного или расширенного фильтра, нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов.

Дата добавления: 2019-07-15 ; просмотров: 247 ;

Сортировка и фильтрация записей в Access

Access 2010 дает вам возможность работать с огромным количеством данных, а это значит, что вам может быть сложно узнать что-либо о вашей базе данных, просто взглянув на нее. Сортировка и фильтрация — это два инструмента, которые позволяют настроить, как вы организуете и просматриваете свои данные, что делает его более удобным для работы.

Из этой статьи вы узнаете, как сортировать и фильтровать записи.

О сортировке и фильтрации

По сути, сортировка и фильтрация — это инструменты, которые позволяют организовать ваши данные. Когда вы сортируете данные, вы приводите их в порядок . Фильтрация данных позволяет скрыть неважные данные и сосредоточиться только на данных, которые вас интересуют.

Сортировка записей

Когда вы сортируете записи, вы вводите их в логический порядок , с похожими данными, сгруппированными вместе . В результате сортированные данные часто проще читать и понимать, чем несортированные данные. По умолчанию Access сортирует записи по их идентификационным номерам . Однако есть много других способов записи записей. Например, информация в базе данных, принадлежащей пекарне, может быть отсортирована несколькими способами:

• Заказы можно сортировать по дате заказа или по фамилии клиентов, разместивших заказы.
• Клиенты могут сортироваться по имени или по городу или почтовому индексу, где клиенты живут.
• Продукты можно сортировать по названию, категории (пироги, пирожные, кексы и т.д.) или цене.

Вы можете сортировать как текст, так и цифры двумя способами: в порядке возрастания и убывания . Восходящий означает идти вверх , так что при сортировке по возрастанию устроят цифры от наименьшего до наибольшего и текста от А до Z . По убыванию означает спуск или наибольшее значение для чисел и от Z до A для текста. Сортировка идентификационного номера по умолчанию, отображаемая в ваших таблицах, является восходящей сортировкой, поэтому сначала отображаются наименьшие идентификационные номера.

В нашем примере мы будем выполнять сортировку по таблице. Однако вы можете сортировать записи в любом объекте Access. Процедура в основном такая же.

Для сортировки записей:

1. Выберите поле в ячейке, которую вы хотите сортировать. В этом примере мы сортируем по фамилиям клиентов.
2. Перейдите на вкладку « Главная » на ленте и найдите группу « Сортировка и фильтр ».
3. Отсоедините поле, выбрав команду « Восходящий» или « Убывание» .
   • Выберите «Восходящий» для сортировки текста от A до Z или для сортировки чисел от наименьшего до самого большого. Мы выберем это в нашем примере, потому что мы хотим, чтобы последние имена были в порядке A-to-Z.
   • Выберите «Спуск», чтобы отсортировать текст от Z до A или отсортировать номера от самых больших до самых маленьких.
4. Теперь таблица будет отсортирована по выбранному полю.
5. Чтобы сохранить новый вид, нажмите кнопку « Сохранить» на панели быстрого доступа.

После сохранения сортировки записи будут отсортированы таким образом, пока вы не выполните другой сортировку или не удалите текущий. Чтобы удалить сортировку, просто нажмите команду «Удалить сортировку».

Фильтрация записей

Фильтры позволяют просматривать только те данные, которые вы хотите просмотреть . Когда вы создаете фильтр, вы устанавливаете критерии для данных, которые хотите отобразить. Затем фильтр выполняет поиск всех записей в таблице, находит те, которые соответствуют вашим критериям поиска, и временно скрывает те, которые этого не делают.

Фильтры полезны, потому что они позволяют сосредоточиться на конкретных записях, не отвлекаясь на данные, которые вам неинтересны. Например, если у вас есть база данных, включающая информацию о клиенте и заказе, вы можете создать фильтр для отображения только клиентов, живущих в определенном городе или только в заказах, содержащих определенный продукт. Просмотр этих данных с помощью фильтра будет гораздо удобнее, чем поиск его в большой таблице.

В наших примерах и пояснениях мы будем применять фильтры к таблицам. Однако вы можете применять фильтры к любому объекту Access. Процедура в основном такая же.

Чтобы создать простой фильтр:

1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы будем фильтровать по городу, потому что мы хотим увидеть список клиентов, которые живут в определенном городе.
2. Появится раскрывающееся меню с контрольным списком. В отфильтрованные результаты будут включены только проверенные элементы. Используйте следующие параметры, чтобы определить, какие элементы будут включены в ваш фильтр:
   • Выберите и снимите флажки по одному, установив флажки. Здесь мы отменим выбор всех параметров, кроме Cary .
   • Нажмите «Выбрать все», чтобы включить каждый элемент в фильтр. При нажатии кнопки «Выбрать все» второй раз снимите все элементы.
   • Нажмите «Пусто», чтобы настроить фильтр для поиска только записей без данных в выбранном поле.
3. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен. В таблице наших клиентов теперь отображаются только клиенты, которые живут в Кэри.

Переключение фильтра позволяет включать и выключать его. Чтобы просмотреть записи без фильтра, просто нажмите кнопку Toggle Filter . Чтобы восстановить фильтр, щелкните его еще раз.

Создание фильтра из выделения

Фильтрация по выбору позволяет выбрать конкретные данные из таблицы и найти данные , которые похожи или непохожи на него. Например, если вы работаете с базой данных в пекарне и хотите найти все продукты, чьи имена содержат слово шоколад , вы можете выбрать это слово в одном имени продукта и создать фильтр с этим выбором. Создание фильтра с выбором может быть более удобным, чем создание простого фильтра, если поле, в котором вы работаете, содержит много элементов.

Чтобы создать фильтр из выделения:

1. Выберите ячейку или данные, с которыми вы хотите создать фильтр. Мы хотим увидеть список всех продуктов, содержащих слово « шоколад» в их именах, поэтому в поле «Название продукта» мы выберем слово «шоколад».
2. Выберите вкладку « Главная » на ленте и найдите группу «Сортировка и фильтр».
3. Нажмите стрелку раскрывающегося списка «Выбор».
4. Выберите тип фильтра, который вы хотите настроить:
   • Содержит только записи с ячейками, которые содержат выбранные данные. Мы выберем это, потому что хотим видеть записи, содержащие слово « шоколад» в любом месте названия.
   • Не содержит все записи, кроме тех, которые содержат ячейки, содержащие выбранные данные.
   • Ends With включает только записи, данные которых для выбранного поля заканчиваются поисковым термином.
   • Не заканчивается. Включает все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля заканчиваются поисковым термином.
5. Фильтр будет применен. В нашей таблице теперь отображаются только продукты со словом шоколад в их именах.

Создание фильтра из поискового запроса

Вы также можете создать фильтр, введя поисковый запрос и указав способ соответствия данных данным терминам. Создание фильтра из поискового термина аналогично созданию фильтра из выделения.

Фильтрация текста по поисковому запросу

При фильтрации текста, введя слово для поиска, вы можете использовать некоторые из тех же параметров , которые вы используете при фильтрации с помощью выбора, как Содержит , Не содержит , Ends С , и не заканчивается . Вы также можете выбрать один из следующих вариантов:

• Равные значения , которые включают только записи с данными, которые идентичны выбранным данным
• Не равен , что включает все записи, кроме данных, которые идентичны выбору
• Начинается с , который включает только записи, данные которых для выбранного поля начинаются с поискового запроса
• Не начинается с , включая все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля начинаются с поискового запроса

Чтобы фильтровать текст по поисковому запросу:

1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы хотим отфильтровать записи в нашей таблице заказов, чтобы отображать только те, которые содержат заметки с определенной информацией, поэтому мы нажмем стрелку в поле « Примечания» .
2. В раскрывающемся меню наведите указатель мыши на слова Text Filters . В появившемся списке выберите способ, которым фильтр должен соответствовать введенному вами термину. В этом примере мы хотим просмотреть только записи, чьи заметки указывают, что заказ был размещен для стороны. Мы выберем Contains, чтобы мы могли искать записи, содержащие слово party.
3. Появится диалоговое окно «Пользовательский фильтр». Введите слово, которое вы хотите использовать в своем фильтре.
4. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен.

Фильтрация чисел с поисковым термином

Процесс фильтрации номеров с поисковым термином аналогичен процессу фильтрации текста. Однако при работе с числами доступны различные параметры фильтрации. В дополнение к Равно и не равно , вы можете выбрать:

• Больше, чем включать только записи с числами в этом поле, которые больше или равны числу, которое вы вводите
• Меньше, чем включать только записи с номерами в этом поле, которые меньше или равно числу, которое вы вводите
• Между включениями записей с цифрами, которые попадают в определенный диапазон

Чтобы фильтровать числа по поисковому запросу:

1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы хотим отфильтровать записи в нашей таблице пунктов меню по цене, поэтому мы нажмем стрелку в поле « Цена» .
2. В раскрывающемся меню наведите указатель мыши на слова Number Filters . В появившемся списке выберите способ, которым фильтр будет соответствовать вашему поисковому запросу. В этом примере мы хотим создать фильтр, который покажет нам только недорогие предметы. Мы хотим видеть предметы под определенной ценой, поэтому мы выберем Less Than .
3. Появится диалоговое окно «Пользовательский фильтр». Введите число или цифры, которые вы хотите использовать в своем фильтре. Мы напечатаем 5, чтобы фильтр показывал нам только пункты меню, стоимость которых не превышает 5 долларов.
4. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен.

Конкретные типы чисел могут включать в себя другие параметры фильтрации. Например, даты, хранящиеся в числовой форме (mm / dd / yy-eg, 12/01/2010), включают опции для фильтрации по периодам времени.

Отбор данных с помощью фильтра

Фильтр – это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access 97 существуют фильтры четырёх типов:

· Фильтр по выделенному фрагменту

· Фильтр по вводу.

Фильтр по выделенному фрагменту – это способ быстрого отбора записей по выделенному образцу. Выделяете нужную запись, щелкаете по кнопке Фильтр по выделенному (или Записи – Фильтр – Фильтр по выделенному). Если вы хотите просмотреть значения, которые не удовлетворяют заданному критерию, щелкните правой кнопкой мыши (курсор мыши должен находиться внутри таблицы) и выберите команду Исключить выделенное. Будут выбраны все записи, кроме недавно выбранных (инверсный выбор).

Фильтрование данных в Access производится с помощью кнопок Фильтр по выделенному или Изменить фильтр (менюЗаписи – Фильтр – Изменить фильтр). После нажатия второй кнопки от таблицы остаётся одна запись. Каждое поле становится полем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка все значения для данного поля. После щелчка по кнопке Применить фильтр будут выбраны записи, соответствующие измененному фильтру. Ещё более сложные условия фильтрации можно задать командой меню Записи – Фильтр – Расширенный фильтр…

Работа с формами

Форма – объект, в основном предназначенный для удобного ввода данных. Форма – это формат (бланк, шаблон) показа данных на экране компьютера. В форму могут быть внедрены рисунки, диаграммы, аудио- и видеоизображения.

Режимы работы с формой:

1. Режим форм. Используется для просмотра и редактирования данных. Режим форм предоставляет дружественную среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на экране.

2. Режим конструктора форм. Используется для изменения структуры или шаблона формы.

3. Режим таблицы. Режим позволяет увидеть таблицу, включающую все поля форм; чтобы переключиться в этот режим при работе с формой, надо нажать кнопку таблицы на панели инструментов.

Наиболее удобным и гибким способом создания форм является Мастер форм. В этом режиме вы можете выбрать поля таблицы для отображения в форме, стиль и цвет оформления фона и ячеек, а также вид формы.

Мастер форм предлагает четыре вида формы представления данных:

Настраивать внешний вид и возможности ввода, обработки и просмотра данных можно в режиме конструктора. Вы можете использовать огромное количество Инструментов и Свойств формы.

Для манипулирования записями (операции поиска, замены, сортировки и фильтрации данных) в режиме формы используются те же способы, что и в режиме таблицы.

Запросы

Запросы служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Запросы можно создать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.

Можно создать следующие типы запросов:

§ запрос на выборку;

§ запрос с параметрами;

§ запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавление записей на создание таблицы);

§ запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы).

Запрос на выборку используется наиболее часто. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.

Можно также использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий.

Запрос с параметрами – это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдаётся приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос.

Итоговые запросы, назначение которых отдалённо напоминает итоговые функции электронных таблиц (производят математические вычисления по заданному полю и выдают результат).

Запросы на изменение позволяют автоматизировать заполнение полей таблиц.

Перекрёстные запросы, позволяющие создавать результирующие таблицы на основе результатов расчетов, полученных при анализе группы таблиц.

Специфические запросы SQL – запросы к серверу базы данных, написанные на языке запросов SQL.

Упорядочение записей в результирующей таблице. Если необходимо, чтобы данные отобранные в результате работы запроса на выборку, были упорядочены по какому-либо полю, применяют сортировку. В нижней части бланка имеется специальная строка Сортировка. При щелчке на этой строке открывается кнопка раскрывающегося списка, в котором можно выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию. В результирующей таблице данные будут отсортированы по тому полю, для которого задан порядок сортировки.

Управление отображением данных в результирующей таблице. В нижней части бланка запроса по образцу (Запроса на выборку) имеется строка Вывод на экран. По умолчанию предполагается, что все поля включенные в запрос, должны выводится на экран, что не всегда целесообразно. Тогда отображение содержимого на экране подавляют сбросом флажка Вывод на экран.

Использование условия отбора. Дополнительным средством, обеспечивающим отбор данных по заданному критерию, является так называемое Условие отбора. Соответствующая строка имеется в нижней части бланка запроса по образцу. Для каждого поля в этой строке можно задать индивидуальное условие.

При сохранении запроса остаётся только структура запроса – перечень таблиц, список полей, порядок сортировки, ограничения на записи, тип запроса и т.д. При сохранении в базе данных запрос, по сравнению с результирующим набором данных, имеет ряд преимуществ:

§ на физическом носителе информации (обычно это жесткий диск) требуется меньший объём пространства;

§ запрос может использовать обновлённые версии любых записей, изменённых со времени последнего запуска запроса.

При каждом выполнении запрос обращается к базовым та блицам и снова создаёт результирующий набор данных. Поскольку сам по себе результирующий набор данных не сохраняется, запрос автоматически отображает любые изменения, происшедшие в базовых таблицах с момента последнего запуска этого запроса (даже в реальном времени в многопользовательской среде).

Для сохранения запроса следует выполнить следующее: Файл – Сохранить. Если вы впервые сохраняете запрос, введите новое имя запроса в диалоговом окне Сохранение.

Работа с отчётами

Отчёты служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства и, соответственно, при этом должны учитывать параметры принтера и параметры используемой бумаги. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Access 97

Для создания отчета надо открыть вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать. Откроется окно Новый отчет, в котором приведены шесть пунктов меню, т.е. шесть способов создания отчета:

§ Автоотчёт в столбец

Конструктор позволит вам самостоятельно создать отчет.

Мастер отчетов автоматически создаст отчет на основе выбранных вами полей таблиц (запросов) и макетов отчетов. Этот способ является наиболее удобным как для начинающих, так и для опытных пользователей.

Автоотчёт в столбец и Автоочёт ленточный – самые простейшие способы создания отчетов: достаточно указать только имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчёт, а остальное сделает мастер отчётов. Мастер диаграмм поможет создать отчет в виде диаграммы, а Почтовые наклейки создадут отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.

Access 2000

Средства автоматического проектирования реализованы автоотчётами (База данных – Создать – Новый отчет – Автоотчёт в столбец). Кроме автоотчётов «в стобец» существуют «ленточные» автоотчёты.

Средством автоматизированного создания отчётов является Мастер отчетов. Он запускается двойным щелчком на значке Создание отчета с помощью мастера в окне База данных. Мастер отчетов работает в шесть этапов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отбражаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления.

Структура готового отчета отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчет может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов.

Редактирование структуры отчета выполняют в режиме Конструктора (режим запускается кнопкой Конструктор в окне База данных). Приёмы редактирования те же, что и для форм. Элементы управления в данном случае выполняют функции элементов оформления, поскольку печатный отчёт не интерактивный объект, в отличие от электронных форм и Web-страниц. Размещение элементов управления выполняют с помощью Вид — Панели элементов, которая по составу практически не отличается от Панели элементов формы.

Важной особенностью отчетов является наличие средства для вставки в область верхнего и нижнего колонтитула текущего номера страницы и полного количества страниц. Эту операцию выполняют с помощью диалогового окна Номера страниц (Вставка – Номера страниц).

Дата добавления: 2015-11-18 ; просмотров: 2537 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ