Зависимые поля со списком access
Зависимые поля со списком access
Довольно распространена ситуация, когда выбор значения из одного списка должен приводить к обновлению второго, подчинённого списка, недавно я описывал такую реализацию на PHP, а теперь вот понадобилась в Access.
Если упростить задачу, то в базе хранится информация о сотрудниках предприятия, работающих в нескольких отделах, при этом в каждом отделе есть свой набор должностей. Поскольку и у отдела, и у должности есть свои атрибуты (название, номер офиса для отдела, должностной оклад для должности и т.п.), целесообразно вынести информацию об отделах и должностях в отдельные таблицы. С другой стороны, сотрудник работает и в отделе, и на должности, так что получается следующая схема данных:
«Примечания» здесь добавлены просто для иллюстрации отношения «один к одному» как связи между двумя ключами.
Теоретически сотрудник может переводиться как на другую должность в рамках отдела, так и в другой отдел, что приведёт к необходимости выбрать должность из списка должностей нового отдела. То есть, по выбору для сотрудника нового отдела из верхнего списка, должен обновляться и нижний список «Наименование должности»:
Как решить эту типовую задачу, мы и поговорим.
1. Источником записей формы «Сотрудники» делаем соответствующую таблицу, форму можно сгенерировать мастером, а затем удалить из неё поля «Код отдела» и «Код должности».
2. Вместо первого поля, включив кнопку «Мастера» на панели элементов Access, сгенерируем список, выводящий вместо кодов названия отделов. Сделать это можно так:
- форма выведена в режиме конструктора, нажимаем кнопку «Поле со списком», показываем мышкой границы будущего списка. По отпускании кнопки мыши появится окно «Мастер создания полей со списком»;
- выбираем «Объект будет использовать значения из таблицы или запроса», жмём «Далее»;
- выбираем таблицу «Отделы», жмём «Далее»;
- переносим оба поля таблицы отделов в №выбранные поля» (кнопкой >>), жмём «Далее»;
- убеждаемся, что список виден, а галочка «Скрыть ключевой столбец» включена, жмём «Далее»;
- выбираем «Сохранить в поле:» и поле «КодОтдела», жмём «Далее»; задаём подпись к списку и жмём «Готово».
3. С помощью конструктора запросов составляем следующий запрос:
Здесь «ПолеСоСписком16» — наименование компоненты верхнего списка.
4. Аналогично с помощью мастера делаем второй список, указав источником строк наш запрос, а выбор сохраняя в поле КодДолжности таблицы Сотрудники, получается вот такое окно свойств второго списка:
Увидеть это окно можно, щёлкнув правой кнопкой мыши на втором списке и выбрав «Свойства».
5. Теперь самое главное. В списке компонент выбираем «Форма» вместо имени поля со списком, выбираем вкладку события, событие Текущая запись, щёлкаем по кнопке с многоточием, подтверждаем, что нам нужен построитель программы, а не макроса или выражения:
Открылся редактор Visual Basic и появилась пустая функция с именем Form_Current . Пишем туда единственную строчку кода, которая обновит нижний список:
Здесь предполагается, что имя нижнего списка ПолеСоСписком20 .
6. Ту же самую строчку кода добавляем на событие «До обновления» верхнего списка, у меня получилось вот что:
7. Готово, теперь при выборе отдела из верхнего списка в нижний список подгружается список должностей этого отдела. Все остальные возможности приложения — стандартные и не потребуют написания кода.
Скачать этот пример в архиве ZIP (41 Кб)
Аналогично можно организовать любые другие 2 подчинённых списка на Access, когда при выборе значения из одного списка должны загружаться новые значения во второй список.
Ну и общие соображения по зависимым спискам в Access:
Если первый список не связан с полем источника записей формы, то обновление надо ставить в обработчик события BeforeUpdate («До обновления» в окне свойств конструктора формы в русских версиях Access-а), либо в AfterUpdate.
Если же первый список связан с полем источника записей формы, то обновление надо ставить в обработчик события Current («Текущая запись») формы и BeforeUpdate (AfterUpdate) первого списка.
Данный способ действует только для одиночной формы (на экране видно одну запись).
Обычно ленточные и табличные формы предназначены для поиска и просмотра, для ввода и редактирования — одиночная форма, поэтому в ней как раз и нужна фильтрация списков.
Вывод записей в поле со списком в зависимости от другого поля со списком
Уважаемые асы access, помогите пожалуйста!
Сразу хочу признаться, я совсем чайник, только учусь..
Помогите с поиском записей (поле со списком)
Суть в следующем, есть база с 3 полями со списком, район, округ и село, помогите реализовать выборку данных с таблицы Список с помощью этих полей со списком. Например: кликаем поле Район 4, во втором поле Округ 45, в третьем поле Село 89 и при клике на кнопке Показать результат поиска выдавались записи из таблицы Список согласно значению Село 89 (либо значения одного из полей Район, Округ или Село).
Сильно не пинайте, если прошу многого, просто голова уже совсем не варит.
Буду рад любой помощи, а если получить рабочий пример базы, буду рад до ушей!
Спасибо заранее!
ЗЫ приклепляю архив базы
Фильтрация поля со списком в зависимости от двух других полей со списком
Добрый день, коллеги Появилась потребность сделать форму на Аксесе. Прошерстил весь форум в.
Значение поля со списком по значениям другого поля со списком
Привет всем. Требуется помощь со связанными полями со списками. В форме доходы федерации в первом.
Источник строк поля со списком в зависимости от значения в другом поле
Здравствуйте! Подскажите, почему не работает запрос в форме в поле "2 уровень" в его источнике.
Выбор значения из поля со списком, исходя из предыдущего поля со списком
Дана БД. Форма на добавление данных. Необходимо сделать следующее: 1) В поле "Свободно.
пробовал в 2003 сохранить, не получилось выдает: Невозможно сохранить базу данных в формате более ранней версии, так как в ней используются возможности текущего формата файла
спасибо большое за наводку
если будет время, может глянете на базу?
сейчас так и сделаю и сразу вывешу
Спасибо большое за совет!
Добавлено через 8 минут
Выкладываю в mdb формате,
У Вас есть WMZ кошелек, буду рад оплатить ваши хлопоты?
Мне кровь из носу во вторник нужна рабочая база! 
Еще раз человеческое спасибо!
Жду с нетерпением любой помощи
Вы не представляете как Вы меня выручаете! 
ООООООгромное Вам спасибо.
ЗЫ Все работает как часики, вот только одна загвоздка, например когда в таблицу Список добавляю нового пользователя скажем проживающего в Районе 4, при следующем поиске эта запись не выводиться, буду весьма признателен, в дополнительной помощи.
ЗЫЫ Если укажите Ваш эл.кошелек, готов перечислить энную сумму за ваш труд.
Добавлено через 1 час 25 минут
В добавок предыдущего сообщения:
Поиск по уровням, на данный момент производит поиск по 1-му уровню т.е. Район, если не займет много времени можно отладить поиск по каждому уровню, например если не выделены Округ и Село поиск производится по Району, если не выделено только поле Село то поиск производиться по Округу, если выделены все поля то поиск производиться только по самому последнему уровню т.е. по полю Село, одним словом чтобы поиск производился только по конечному уровню поля (1-й уровень «Район», 2-й уровень «Округ» и 3-й уровень «Село»).
Спасибо большущее!!
ЗЫ На счет компенсации все в силе, потраченное время и труд должны быть вознаграждены!
Добавлено через 1 час 46 минут
Спасибо Вам ооогромное! Выручаете по братски!
Укажите пожалуйста сколько я должен за ваш труд.
ЗЫ по-моему у меня еще не включился ЛС на отправку сообщений, поэтому пишу сюда.
Выпадающий список на форме Access 2003
Продолжаем осваивать Access, и сегодня мне бы хотелось поделиться с Вами одной маленькой, но иногда очень полезной хитрости при проектировании формы Access. А точнее данная хитрость касается выпадающего списка, поэтому сейчас мы займемся основами создания выпадающих списков на форме Access 2003.
Совсем недавно мы с Вами рассматривали небольшую хитрость (на самом деле просто возможности) в отчете Access, а конкретней как сгруппировать данные, а сегодня мы продолжим, но уже с выпадающим списком на форме. И начнем мы как обычно с небольшой теории.
Что такое выпадающий список в Access 2003
Если говорить точнее, то в access данный элемент управления называется «Поле со списком». И он необходим, для того чтобы пользователь мог, не набирая на клавиатуре все значение целиком, выбрать его простым кликом мышки. Здесь имеется в виду, что эти значения будут распространенные, т.е. эти значения будут вводить достаточно часто и чтобы упростить и ускорить ввод этих данных и придумали выпадающий список. И если под итожить, то
Поле со списком – это набор значений (список), которые могут отобразиться на экране, для выбора, путем клика мышки по данном элементу управления, т.е. выпадающему списку.
Как создать выпадающий список
Для этого необходимо сначала создать форму, если она у Вас уже есть то это даже лучше, но для начинающих я повторюсь.
Открываем Access в режиме конструктора, выбираем «Формы» на окне объекты, и жмем создать
Затем нам предложат выбрать источник данных, но нам этого не нужно мы просто жмем «ОК»
Затем на панели элементов выбираем элемент «Поле со списком» и перетащим его на нашу форму, и сразу же в это время запустится мастер создания полей со списком. На первом шаге нам предложат, выбрать способ получения данных, и для начала мы выберем «Фиксированный набор значений», в дальнейшем мы разберем, как можно использовать получения данных на основе запроса или таблицы. А пока жмем далее:
Затем необходимо ввести набор значений, которые будет содержать наш список. И здесь мне бы хотелось бы рассказать, что очень часто мы используем два столбца, т.е. в первом храним идентификатор, а во втором само значение. Другим словами, чтобы не записывать в базу все значение целиком, мы записываем только идентификатор (например, для оптимизации размера базы данных). Поэтому мы укажем 2 столбца, и заполним их следующим образом:
После того как Вы нажмете далее, Вы попадете на окно, в котором можно будет указать, какое поле (столбец) будет записываться в базу данных. Здесь подразумевается, что если бы мы указали источник данных у нашей формы, то мы бы могли задать соответствующее поле, в которое записывалось выбранное значение из выпадающего списка, а так как в выбранном значении у нас хранится как бы два значения (два же столбца) здесь мы как раз указываем какое именно должно записывать в базу, как мы уже определились ранее, будим записывать идентификатор, т.е. первый столбец.
Вот в принципе и все, единственное на следующем шаге мы можем задать подпись нашего выпадающего списка и жмем «Готово»
В итоге у нас на форме будет отображено следующее
Надпись «Свободный» означает, что данному выпадающему списку не заданно не одно поле из источника данных, поэтому все, что мы выберем, никуда не запишется.
Теперь сохраняем форму, и запускам ее:
Мы видим, что при нажатии на выпадающий список, он раскрывается, и появляются значения, в виде двух столбцов как мы и указывали. И если мы выберем одно значение, то оно заполнится в поле, причем значение будет отображаться то, которое должно быть записано в это поле.
И вот тут начинаем прибегать к хитрости, о которой я упоминал в начале статьи. Она заключается в следующем, когда мы нажимали на выпадающий список, у нас отображались два столбца, но согласитесь, зачем обычным пользователям видеть идентификаторы этих значений, и после того, когда мы выбрали значение, лучше чтобы отображалось описание этого значения, а не сам идентификатор, поэтому мы делаем вот что, мы просто делаем невидимым первый столбец с идентификатором. Это делается в свойствах «поля со списком» ширина столбцов. И первому столбу мы задаем значение 0см.
И теперь у нас все будет выглядеть как надо
Отображается второй столбец, а записывается в базу первый, т.е. идентификатор.
Ну и теперь вкратце, как и обещал, покажу, как задать список значений на основе запроса к базе данных. Не используя при этом ввод значений, так как все наши значения будут храниться в базе. Для этого давайте определимся с источником, пусть это будет таблица test_table, вот с таким данными, простой запрос select:
И теперь чтобы переделать наше поле со списком заходим в его свойства, переходим на вкладку «Данные» и меняем там «Тип источника строк» на «Таблица, представление, процедура» и «Источник строк» на запрос скажем вот такой
От себя я добавил условие where priz = 0 просто так чтобы Вы понимали, что эта таблица может использоваться для разных полей со списком.
Больше ничего не меняем, просто сохраняем и запускаем нашу форму
И теперь наш выпадающий список берет значения не из простого списка, а из базы данных.
С выпадающими списками Вы теперь знакомы, и знаете даже небольшие хитрости, которые помогут Вам в реализации Ваших задач. Удачи!
Поле со списком access
Поле со списком access – составной элемент управления, объединяющий поле и раскрывающийся список, позволяющий не только выбирать (как в простом списке), но и вводить значения.
Поле со списком позволяет экономить место в объекте базы данных (форме, таблице и др.), так как по умолчанию оно отображает одну строку списка.
Открывается список нажатием на кнопке
(в правом углу элемента управления «Поле со списком access») или клавишами Alt+«стрелка вниз». При помощи простого макроса можно сделать так, чтобы поле со списком раскрывалось само при входе в него.
Чтобы ввести значение в поле со списком access, можно начать вводить значение в поле с клавиатуры или выбрать нужное значение в выпадающем списке. При вводе значений с клавиатуры помогает свойство «Автоподстановка». Если установить его как «да», то при вводе информации Access автоматически будет предлагать значения из списка, выделяя буквы предлагаемого значения после последнего введённого символа.
Обилие всяких кнопочек и настроек может постоянно сбивать вас с толку. Также может появиться страх при первом открытии программы.
Если значение подходит, для его ввода надо лишь нажать клавишу Enter или Tab. Свойство «Ограничиться списком» не разрешит ввести значения, которого нет в списке. Ограничивать списком вводимые значения стоит в первую очередь для снижения вероятности ввода ошибочной информации.
Например, слово «детектив» в поле «литературный жанр» можно написать «детиктив» или «дитиктив», или ещё как-нибудь (неважно, опечатка это или следствие неграмотности оператора. Любой человек может ошибаться и даже имеет на это право).
Поле, содержащее такие значения, уже нельзя правильно ни отсортировать, ни использовать в запросе. Мы зададим запрос с фильтром Like «детектив» и запрос найдёт нам, предположим, 120 книг этого жанра. Но вследствие неправильного ввода информации запрос «не увидел», к примеру, 8 книг.
Такая ситуация просто недопустима. Гораздо проще один раз и в одном месте (в базовой таблице подстановки) правильно ввести название жанра и связать эту запись с полем подстановки в таблице поставок книг отношением «один-ко-многим» (можно и не связывать. Но этот вопрос не представляется возможным обсудить в пределах одной статьи, так как слишком много завязано вопросов с типами полей, связями и др.).
Другой вопрос состоит в том, стоит ли разрешать оператору добавлять новые значения в базовую таблицу подстановки (со стороны «один»). Всё зависит от конкретных задач и типа информации. Не всегда можно предугадать все возможные варианты для значений поля подстановки. Например, поле подстановки для указания пола сотрудника может принимать два значения: «мужской» и «женский». А вот попробуйте создать поле подстановки мужских или женских имён (например, мужские имена: Андрей, Андриан, Андрон, Анджей и т. д.; женские имена: Наталья, Наталия, Наталея, Натали и т. д.).
Аксесс довольно сложная программа. Это подтверждает тот факт, что в интернете можно найти массу информации по ней. Однако, вы знаете что на самом деле достаточно знать лишь 20% инструментов, чтобы создавать и настраивать 80% баз данных в программе?
Во-первых, некоторые родители дают такие имена, которых не было раньше в природе (а это имя ещё надо ввести в базовую таблицу подстановки).
Во-вторых, схожие имена будут «рябить» перед глазами (могут быть десятки очень похожих имён, отличающихся только одной буквой).
В-третьих, быстрее ввести имя вручную побуквенно, чем искать в большом списке, в-четвёртых, вряд ли придётся включать поле имени в простой или составной ключ, так как одних Ивановых Иванов Ивановичей в России не сосчитать (обычно для этого используют числовой код, однозначно идентифицирующий запись в таблице), в-пятых, неправильно введённое имя, как правило, не даёт критических ошибок при фильтрации или сортировке (по причине своей неуникальности имя редко используется для таких случаев.
К тому же оно чаще всего используется в инициалах. Например, я ввёл значение «Иванов Андриан Иванович», хотя имя человека «Андрей». В поле «ФИО» получим «Иванов А. И.». Вроде как и ошибки нет.)
Создаётся поле со списком access, как правило, в режиме конструктора объекта базы данных:
— в таблицах – в области «Свойства поля» на вкладке «Подстановка» есть такой аргумент «Тип элемента управления» с выпадающим списком. Выбираем значение «Поле со списком» и выбираем следующие аргументы: тип источника строк, сам базовый источник строк, номер присоединённого столбца и другие необходимые элементы;
— в формах — при помощи кнопки «Поле со списком» на панели элементов. Если создаём новое поле со списком из базового поля со списком в таблице, то можно просто перенести это поле на форму (отчёт) из окошка «Список полей». Все базовые свойства будут унаследованы новым элементом управления.
Список в отличие от поля со списком всегда открыт и содержит все значения, которые можно выбрать. Если список отображается не полностью, с помощью полос прокрутки можно выбрать нужное значение. Поле, список и поле со списком можно взаимно преобразовывать друг в друга (когда мы ошибочно создали не тот элемент управления. Например, поле вместо поля со списком).
В приведённом ниже примере при выборе города в поле со списком автоматически загружаются в подчинённую форму записи, относящиеся к этому городу (т. е. мы видим, кто стоит на учёте в г. Щёлково).
При создании списка или поля со списком можно брать значения из таблицы или запроса (присоединённый элемент) либо ввести вручную как набор значений (свободный элемент).
Можно создать выражение, которое ссылается на отдельный столбец списка поля со списком или списка. Для этого используем свойство Столбец этого элемента управления:
forms![ИмяФормы]'[Имя поля со списком].[Column](x). Например: forms![Типы]![НазваниеТипа].[Column](1)
х – номер столбца. Столбцы начинают нумерацию с нуля.
При вычислении номера видимого столбца надо принимать в расчет и невидимые столбцы.
Как сделать ЗАВИСИМЫЕ поля со списком в базе Access за 10 минут
Для просмотра онлайн кликните на видео ⤵
Как создать поле со списком на форме Access Подробнее
Microsoft Access № 21: создание в Access зависимых полей со списком Подробнее
Создание зависимых выпадающих списков Подробнее
Access для начинающих. Урок 3: Выпадающие списки Подробнее
Автоматическое заполнение полей в базе Access Подробнее
Как создать главную кнопочную форму в Microsoft Access за 9 минут Подробнее
Как ЛЕГКО и БЫСТРО создать схему данных в Microsoft Access? Подробнее
Как создать запросы в Microsoft Access за 10 минут Подробнее
Как создать макросы в Microsoft Access за 7 минут Подробнее
Связанные выпадающие списки: легко и быстро Подробнее
Первое знакомство с базами данных Microsoft Access Подробнее
Как создать отчеты в Microsoft Access за 10 минут Подробнее
Как создать формы в Microsoft Access за 10 минут Подробнее
Запрос с выпадающим списком в базе данных Access Подробнее
Access 2003-7: создание поля со списком Подробнее
Microsoft Access № 31: суммирование в Access значений многозначного поля со списком Подробнее
Microsoft Access № 10: поле Access типа «Гиперссылка» Подробнее
КАК и ЗАЧЕМ использовать мастер подстановок в Microsoft Access Подробнее
Как создать таблицы в Microsoft Access за 8 минут Подробнее
